PHOENIX DIGITAL

Автоматизация документооборота

Счета, договоры, акты и отчёты перестают переходить из рук в руки. Система сама собирает данные, заполняет документы, отправляет их на согласование и следит за сроками.

Разобрать мои документы

Путь документа без ручного копирования

Данные вносятся один раз. Дальше документ сам идёт по маршруту, а люди только проверяют.

  1. 01
    Входящее письмо
    ИИ достаёт реквизиты
  2. 02
    Счёт по шаблону
    заполняется сам
  3. 03
    Согласование
    напоминание, если застрял
  4. 04
    Учётная система
    без повторного ввода
Счёт на оплату
Пример
Покупатель
ТОО «Пример»
Позиции
3 строки из письма
Срок оплаты
5 рабочих дней
Статус
на согласовании

Документы ходят по кругу

  • Одни и те же данные вводят несколько раз

    Реквизиты из письма - в договор, из договора - в счёт, из счёта - в учётную систему. Каждый перенос - это время и риск ошибки.

  • Согласование застревает

    Документ лежит у того, кто в отпуске или забыл. Где он сейчас, выясняют звонками и сообщениями.

  • Отчёт собирают несколько дней

    Цифры живут в разных таблицах и системах. Чтобы свести их, нужен человек и несколько дней работы.

Каждый такой шаг кажется мелочью. Вместе они съедают рабочие дни людей, которых вы нанимали для другой работы.

Путь документа после автоматизации

  1. 01

    Данные собираются сами

    ИИ читает входящие письма, сканы и сообщения и достаёт из них нужное: реквизиты, суммы, сроки, позиции.

  2. 02

    Документ заполняется по шаблону

    Договор, счёт или акт собирается автоматически по вашим шаблонам. Человек проверяет, а не печатает.

  3. 03

    Согласование идёт по маршруту

    Документ сам уходит следующему участнику. Если кто-то его задерживает, система напоминает и показывает руководителю, где затор.

  4. 04

    Данные уходят дальше

    Подписанный документ попадает в учётную систему и в отчёты без повторного ввода.

Люди проверяют и принимают решения. Перенос данных делает система.

Что меняется для бизнеса

Сначала разбираюсь, какие документы и данные у вас на самом деле ходят по кругу. Автоматизирую там, где больше всего ручного переноса.

Меньше ручного ввода

Данные вносятся один раз и дальше передаются между системами сами.

Меньше ошибок

Реквизиты и суммы не перепечатываются, а значит, не искажаются.

Сроки под контролем

Видно, где каждый документ и кто его задерживает.

Отчёты без сведения таблиц

Отчёты собираются автоматически из тех же данных.

Процесс не зависит от одного человека

Отпуск или уход сотрудника не останавливает документы.

Гарантия
  1. Разбор бесплатный и ни к чему не обязывает.
  2. Если не вижу эффекта для вашего бизнеса - скажу прямо и не возьмусь.
  3. Цену называю до начала, и она не растёт. Оплата по этапам: следующий этап - только после того, как вы увидели результат предыдущего.

ВОПРОСЫ

Вернуться к автоматизации

Начнём с разбора ваших документов

Разбор процессов: 40 минут, бесплатно. После разговора у вас на руках карта того, как сейчас ходят документы, оценка, сколько часов в месяц можно вернуть людям, и сценарий, с которого стоит начать.

Этот сценарий я соберу рабочим прототипом на ваших данных - до договора.

Написать в WhatsAppНаписать в Telegram

Разбор бесплатный для компаний от 20 сотрудников. Перед встречей вы отвечаете в WhatsApp на 3 коротких вопроса. Это разбор ваших процессов, а не общая консультация. Прототип делаю, если задача подходит для автоматизации.